Im privaten Bereich gibt es virtuelle Assistenten die zum Beispiel die Reise- und Eventplanung oder Terminvereinbarungen und Erledigungen ihren Kunden anbieten. Im beruflichen Sektor ist das Dienstleistungsspektrum deutlich größer und je nach Spezialisierung der virtuellen Assistenz verschieden. Im sogenannten „Back Office“ erledigen virtuelle Assistenten zum Beispiel Recherche Aufgaben, Korrespondenzen, die Datenbankpflege, das Erstellen von Präsentationen und Vorlagen und vieles mehr. Ich habe mich auf das Immobilienhandwerk spezialisiert und biete Immobilienverwaltung und Mietermanagement an. Aber auch die Buchhaltung und das Back Office von Immobilien- und Handwerksbetrieben sind bei mir im Dienstleistungsprogramm inbegriffen. Zudem biete ich Social Media Content und Grafikerstellung an.
Claudia Jahnke
Virtuelle Assistenz - Was ist denn das?
Was ist eine virtuelle Assistentin? Was macht eine virtuelle Assistentin für Immobilienhandwerk? Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz?
Was bedeutet die Begrifflichkeit „Virtuelle Assistenz“?
Der Begriff virtuelle Assistenz (VA) oder auch virtuelle persönliche Assistenz (VPA) ist mit der Digitalisierung aus dem Berufsfeld der persönlichen Assistenz entstanden. Ursprünglich kommt die Bezeichnung aus den USA und wurde um 1995 zum ersten Mal verwendet. In Deutschland ist diese Bezeichnung erst seit zirka 2008 bekannt.
Was macht eine virtuelle Assistenz?
Eine virtuelle Assistenz übernimmt für ihren Auftraggeber alle Aufgaben, die aus dessen Sicht beruflich vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder private Zeit kosten. Somit unterstützen virtuelle Assistenten ihre Kunden bei den unterschiedlichsten Aufgaben, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich.
Wer bucht die Dienstleistungen einer virtuellen Assistenz?
Die Kunden-Zielgruppe einer virtuellen Assistenz kann sehr breit aufgestellt sein. Von der Privatperson, die die diskret und vertrauensvoll Alltagsverpflichtungen und organisatorische Aufgaben abgeben will. Zum Unternehmer und Personen in leitenden Funktionen, die ihre wertvolle Zeit nicht für Routineaufgaben einsetzen wollen. Aber auch der Freiberufler der ortsunabhängige Unterstützung benötigt, gehört zum Kundenstamm einer virtuellen Assistenz. Der Einzelunternehmer ist ebenfalls ein Auftraggeber einer virtuellen Assistenz. Dieser hat zum Beispiel keine Ressourcen für die dauerhafte Beschäftigung eines Mitarbeiters. Oder das Arbeitsaufkommen ist nicht für eine Anstellung ausreichend.
Welche Dienstleistungen bietet eine virtuelle Assistenz?
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz?
Wie du aus den einzelnen Dienstleistungen herausnehmen kannst, ist die Zusammenarbeit unabhängig von der räumlichen Nähe. Als virtuelle Assistenz arbeite ich für mehrere Kunden und werde von diesen flexibel für wiederkehrende oder stets unterschiedliche Aufgaben beauftragt.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz konkret ab?
Die konkrete Arbeitsweise einer virtuellen Assistenz unterscheidet sich sicherlich stets Personen bezogen. Aber einen groben Umriss und einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweise kann ich dir geben. Die Auftragsvergabe erfolgt meist durch ein Zoom Meeting. Dort klären mein Kunde und ich die spezifischen Aufgaben, Anforderungen, Abläufe, Zeitvorgaben und Abgabetermine, sowie Ziele und Konditionen. Anschließend an den „Check-in Call“ erhältst du als mein Kunde ein, wo alle Eckdaten vermerkt sind. Nach deiner Angebotsannahme beginnt die Zusammenarbeit. Die Arbeitsergebnisse übermittle ich dir je nach Absprache direkt als Statusberichte oder zum Abgabetermin. Anschließend mache ich gern ein weiteres Meeting, um die Zusammenarbeit zu besprechen. Also Dinge wie „Was ist gut und was ist weniger gut gelaufen? Wie wird die weitere Zusammenarbeit aussehen?“ etc. Meine Abrechnung erfolgt je nach Vereinbarung nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe oder auch zum Monatsende. Dabei beziehe ich mich stets auf den zeitlich erbrachten Aufwand und auf den vereinbarten Stundensatz. Falls unsere Zusammenarbeit sich bewährt sind auch Paketen bzw. Pauschalangebote möglich.
Was sind die Vorteile bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz?
Die Vorteile bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz bestehen durch den flexiblen Personaleinsatz und schneller Unterstützung bei personellen Engpässen. Aber auch deine gewonnene freie Zeit durch die Abgabe von Aufgaben und somit die Möglichkeit zum effizienteren Arbeiten im Kerngeschäft sind existenziell. Außerdem besteht durch die virtuelle Zusammenarbeit eine Kostenersparnis in Bezug auf Personalnebenkosten, Reisekosten, Mietkosten etc. Oftmals ist die Virtuelle Assistenz in ihrem Fachgebiet auch routinierter und bietet dir ein Mehrwert an Kompetenz.
Resümee
Zusammenfassend ist eine virtuelle Assistenz eine Dienstleisterin, die dir Aufgaben abnimmt, um dich zu entlasten und bei Herausforderungen zu unterstützen.
Und wie sieht es bei dir aus? Brauchst du Unterstützung?
Deine Virtuelle Assistenz für Immobilienhandwerk
Claudia Jahnke
Ich bin Ehefrau und Mutter und investiere privat in Immobilien. Darüber hinaus engagiere ich mich ehrenamtlich im Sport. In meiner nebenberuflichen Selbstständigkeit habe ich die Lösung für deine Herausforderungen im Immobilienbereich.
